Cuando hablamos de costos de contratación, cada centavo cuenta. Sobre todo, si somos reclutadores independientes o nos desempeñamos en empresas pequeñas o medianas que tienen bajos presupuestos para RRHH. Aprende cómo calcular los costos y, sobre todo, cómo reducir los gastos en la selección de personal con esta guía definitiva.
¿Costos de contratación o inversión en talento?
La gestión del personal es fundamental para el crecimiento y la estabilidad de cualquier empresa u organización. Como decimos siempre: las empresas están hechas de personas y este es su capital más valioso.
Entonces, contratar y retener a los mejores talentos es el objetivo más importante de un líder de RRHH. Ahora bien, detrás de cada empleado hay una serie de costos asociados que van más allá del salario pactado que se abona cada mes.
Los costos de contratación incluyen desde la búsqueda inicial de candidatos hasta la incorporación efectiva del nuevo miembro al equipo. Esto involucra gastos de publicidad de la vacante, procesos de selección, realización de pruebas técnicas y negociaciones salariales, entre otras.
Como gerente de recursos humanos, tienes que comprender y gestionar eficientemente estos gastos para que dejen de ser costos y se transformen en inversión.
¿Por qué hablamos de inversión?
Porque apostar por el talento de calidad tendrá un impacto directo en la productividad, la cultura organizacional y la salud financiera a largo plazo de la empresa.
Por eso, es importante que puedas desglosar los costos que involucra cada etapa del proceso de selección de personal y evaluar la inversión de manera integral.
La importancia de una contratación efectiva
El proceso de selección de personal y una contratación final efectiva se traducen directamente en beneficios para la empresa y los candidatos. ¿De qué manera? Veamos:
Fomento a la cultura organizacional desde el inicio
Elegir a un buen candidato no se limita a la evaluación de habilidades técnicas; también implica la alineación cultural. Integrar nuevos empleados en la cultura organizacional crea una base sólida para el compromiso y la retención a largo plazo.
Un ajuste cultural adecuado fomenta la colaboración, la comunicación efectiva y un sentido compartido de propósito dentro del equipo.
Para evaluar este ajuste, puedes hacer un test de fit cultural. Si necesitas ayuda, consulta nuestro artículo ¿Cómo hacer un test de fit cultural?
Impacto en la productividad
La selección de candidatos con las habilidades y competencias adecuadas no solo acelera la integración, sino que también contribuye a un equipo más eficiente y colaborativo.
Los empleados bien alineados con la cultura organizacional y los objetivos de la empresa tienden a ser más comprometidos y motivados, impactando positivamente la productividad a largo plazo.
Reducción de costos
Una contratación eficiente traerá consigo una reducción de gastos considerable por varias razones:
- Disminuye el tiempo de reclutamiento y selección del candidato.
- Baja los gastos invertidos en cada etapa al saber qué necesitas y qué herramientas valen la pena pagar.
- Un talento elegido adecuadamente hace match con su rol y la cultura organizacional y esto evita la rotación y los costos asociados a una nueva búsqueda.
- El talento de calidad mejora a la larga la productividad de tu empresa.
Las 5 etapas del proceso de contratación y sus costos asociados
Contratar al candidato ideal es un proceso multifacético que implica diversas etapas, cada una de las cuales tiene sus propios costos asociados. Vamos a desglosar estas etapas para que puedas calcular y gestionar los costos de contratación integrales de manera eficiente.
#1 Publicidad de la vacante: invertir en visibilidad
Al comenzar el proceso de contratación, la publicidad de la vacante es uno de los pasos más decisivos para atraer al talento. Si bien no es la primera etapa del proceso de reclutamiento, podemos decir que es la primera en la que puede haber un desembolso considerable de dinero.
Una vez que definiste el tipo de candidatos que buscas, puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Cómo llegas a ellos? ¿En qué comunidades o redes se mueven estas personas?
- ¿Usan portales de empleo o redes sociales? ¿Vale la pena pagar anuncios en esas redes sociales?
- ¿Se mueven en LinkedIn y entonces tiene sentido invertir en LinkedIn Recruiter?
- ¿Qué otras plataformas existen según la industria para la que recluto?
No hagas simplemente lo que hacen todos: ten siempre en cuenta el perfil que estás buscando y el presupuesto que tienes, ya que los costos de las plataformas son muy diversos.
Por ejemplo, LinkedIn ofrece opciones gratuitas para la publicación de empleos y el reclutamiento de candidatos. También cuenta con servicios premium muy eficientes y opciones de publicidad paga que pueden resultar costosos. La versión completa de LinkedIn Recruiter Corporate tiene un costo de USD895/mes o USD 8.990/año, mientras que el precio de Recruiter Litel es de USD 170/mes o USD 1.680/año.
Haz tu propia evaluación sobre costo-beneficio, ¡y define según tu conveniencia!
#2 Proceso de selección y entrevistas: reducir costos
La fase de selección y entrevistas demanda una gestión cuidadosa del tiempo y recursos. Ya lo sabes: los profesionales de recursos humanos dedican esfuerzos considerables a revisar currículums y coordinar entrevistas.
Para la fase de cribado de CV, puedes evaluar la utilización de herramientas específicas como un ATS (Applicant Tracking System) que te permite filtrar a los candidatos de acuerdo con los criterios predefinidos que introduzcas. Si tu busqueda recibió miles de postulaciones, el uso de un ATS te ayudará a ahorrar tiempo y energía.
A su vez, la implementación de entrevistas telefónicas o por video se presenta como una estrategia eficiente para reducir los costos relacionados con los desplazamientos.
En este punto, puedes contratar plataformas especializadas de selección de candidatos que, si bien requieren una inversión, pueden ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo, brindándote talento de calidad en pocos días cuando a ti la misma búsqueda podría llevarte meses.
Plataformas como Talently ofrecen selección de talento IT en tiempos súper rápidos. veloces. A diferencia de otras plataformas, donde tienes que confiar en la información proporcionada por los candidatos, Talently verifica las habilidades técnicas de los profesionales antes de presentártelos. Esto reduce el riesgo de contratar a personas no calificadas y agiliza el proceso de evaluación técnica.
Vamos a desarrollar mejor este punto en el apartado ¿Cómo reducir los costos de contratación? Estrategias para optimizar cada fase.
#3 Pruebas técnicas y evaluaciones: analizar costo-beneficio de las plataformas
En la etapa de pruebas técnicas y evaluaciones, tienes que pensar en una inversión que incluya la adquisición o suscripción a plataformas especializadas para llevarlas adelante o bien, en la dedicación del tiempo que le tomará a un experto interno el diseño y la realización de esas pruebas específicas.
En algunos casos, las pruebas se reducen a un challenge que puede diseñar y administrar el líder del área en la que el talento va a integrarse, o a un test psicológico o conductual que pueda tomar el área de recursos humanos existente. En estos casos, no generarán grandes inversiones.
Pero, en muchas otras situaciones, el diseño y la administración de la pruebas se vuelve un tema complejo. Tal es el caso de una empresa que no es de base tecnológica y necesita incorporar talento TI: ¿cómo evalúa las competencias críticas para el rol? Surge la necesidad de buscar ayuda en agencias de selección de candidatos IT o de suscribirse a plataformas especializadas en talento tech.
Por ejemplo, HackerRank ofrece planes desde USD 100/mes (Starter), USD 450/mes (Pro), y Custom (precio según necesidades). Es utilizada por empresas de todo el mundo para evaluar las habilidades de programación de los candidatos.
En resumen, la evaluación de la relación costo-beneficio de las plataformas de evaluación y selección es fundamental para optimizar recursos en esta fase.
#4 Verificación de referencias: doble garantía de calidad
La fase de verificación de referencias y antecedentes es una buena técnica para cuando necesitas un doble check sobre la experiencia y competencias de un candidato. No siempre es necesaria, pero si vas a sumarla a las fases del proceso, tienes que tener en cuenta sus costos asociados.
Estos costos incluyen el tiempo del personal de recursos humanos dedicado a la comunicación con referencias: ex colegas y empresas para las que ha trabajado el candidato.
#5 Oferta y negociación salarial: cerrar de forma eficiente
La fase final del proceso de contratación implica la oferta y negociación salarial, donde la precisión y la equidad son la base. Los costos asociados incluyen, posiblemente, la consulta a expertos en compensación para establecer ofertas competitivas, así como la consideración de beneficios adicionales que pueden influir en la decisión del candidato.
Si no vas a consultar expertos, el costo principal estará en el tiempo destinado a realizar investigaciones de mercado para asegurar ofertas salariales competitivas.
Quizas te interese leer este artículo “Reclutamiento de talento tech: IA + especialistas”.
Más allá del contato: los costos ocultos de la contratación
Los costos de contratación que revisamos en el apartado anterior son las inversiones principales y más visibles que están asociadas al proceso de reclutamiento y selección.
Ahora bien, ¿qué otros costos hay que tener en cuenta? Existen una serie de gastos ocultos que van más allá del proceso de elegir al candidato y que también deben ser evaluados al contratar a un nuevo integrante.
Capacitación y entrenamiento
Frecuentemente se nos olvida que la capacitación y entrenamiento de nuevos empleados representa una inversión para el desarrollo profesional. Cuando hacemos contratación interna, este costo se ve reducido drásticamente porque solo es necesario invertir en la curva de aprendizaje del nuevo rol. Pero hay muchos conocimientos que ya están adquiridos por pertenecer a la misma empresa.
Entonces, si contratas nuevos empleados, en esta etapa tendrás que incluir el tiempo dedicado por formadores, líderes y supervisores de la empresa a enseñarle al nuevo integrante todo lo necesario, hasta el gasto de contratación de empresas externas que se ocupen de la capacitación específica, si necesitas ayuda de afuera.
Con esto nos referimos, por ejemplo, a empresas tercerizadas que se ocupan de enseñar idiomas, a dar cursos de habilidades específicas, frameworks, herramientas TI, soft skills, etc.
Implementar programas de capacitación eficientes puede minimizar estos costos y acelerar la integración del empleado al entorno laboral.
Período de adaptación y transición del nuevo empleado
Este período implica la dedicación de tiempo por parte del personal existente para la orientación y el apoyo al nuevo miembro del equipo.
Además, pueden surgir costos asociados con la reducción de la productividad durante la transición. Estrategias como la asignación de mentores y el establecimiento de expectativas claras pueden mitigar estos costos y facilitar una adaptación más eficiente.
Integración y socialización del talento
La socialización del nuevo empleado, aunque esencial para la integración efectiva, conlleva costos que a menudo no se consideran inicialmente. Estos gastos pueden incluir actividades de team building, eventos de integración y material de bienvenida.
Quizás no sea una inversión elevada, ya que se suma a las actividades ya previstas para todos los empleados, pero debe tenerse en cuenta. Una planificación eficiente de las actividades que refuercen la cultura organizacional pueden optimizar estos costos, transformando la fase de integración de una nueva persona en una oportunidad para fortalecer la cohesión del equipo.
¿Cómo reducir los costos de contratación? Estrategias para optimizar cada fase
Bien, ya sabes cuáles son los costos visibles y los ocultos que puede tener un proceso de selección y contratación. Ahora, ¿cómo optimizamos los recursos? ¡Robáte esta estrategia y reduce tus costos!
Implementación de tecnologías de reclutamiento
La implementación de tecnologías de reclutamiento agiliza muchísimo el proceso de selección, lo que a la larga reduce el gasto. La estrategia fundamental consiste en evaluar la relación costo-beneficio de cada herramienta o plataforma en función de tus necesidades.
Veamos algunos casos y herramientas.
ATS
Si publicaste una vacante en sitios públicos como redes sociales, portales de empleo gratuitos o en la versión free de LinkedIn, probablemente recibas miles de postulaciones. Aquí puedes usar un ATS (Applicant Tracking System) para filtrar a los candidatos de acuerdo con los criterios que te interesen. Esto te permitirá revisar rápidamente cientos de currículums y hacer una preselección para concentrarte en analizar manualmente solo los que encajan con los requisitos.
Plataformas de reclutamiento
El uso estratégico de redes profesionales y plataformas de reclutamiento puede aumentar la visibilidad de la vacante, atrayendo a candidatos de alta calidad de manera más económica. También puedes optar por plataformas que incluyan la selección del candidato y la verificación de las habilitades técnicas, ahorrando tiempo y dinero al delegar esta tarea en especialistas.
Hay decenas de plataformas para reclutar candidatos y otras tantas para ayudarte a seleccionarlo. Aquí te dejamos algunas:
- Plataformas de empleo general: Indeed, Upwork, Fiverr, LinkedIn Recruiter.
- Plataformas para contratar programadores: Get On Board, Wellfound, Workana, Toptal.
- Plataformas para contratar programadores con Inteligencia Artificial: Talently, Turing, HackerRank.
Conoce todo sobre estas opciones y sus costos asociados en el artículo +10 alternativas a Linkedin Recruiter Lite para contratar programadores
Evalúa los costos y beneficios de cada una, siempre teniendo en cuenta qué buscas y cuál es tu presupuesto.
Inteligencia Artificial
La inteligencia artificial (IA) lo ha cambiado todo. La capacidad de la IA para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y predecir tendencias ha revolucionado la forma en que seleccionamos al talento.
Si hablamos de reclutamiento y selección de personal, nos ayuda a automatizar tareas repetitivas y tediosas, lo que permite centrarse en actividades más estratégicas y de alto valor, pero también a crear job posting atractivos y a filtrar candidatos en base a datos concretos.
Hay plataformas que incorporan la IA para gestionar la publicación automática de ofertas de trabajo, filtrar candidatos que se ajustan a los criterios de las ofertas y hasta programar entrevistas de manera eficiente.
Conoce todo sobre IA y contratación en la Guía sobre reclutamiento y selección de personal potenciados por IA en 2024
En Talently, hemos llevado esta tecnología un paso más allá con un sofisticado algoritmo de afinidad que hace “match” entre candidatos y empresas, considerando una variedad de factores que maximicen la compatibilidad.
Nuestra plataforma utiliza IA para analizar los perfiles de los candidatos, recomendando aquellos que mejor se alinean con las necesidades específicas de cada puesto. Además, integramos la IA en la redacción de la oferta laboral y en la distribución de ofertas de empleo, optimizando cada etapa del proceso.
Si bien hay diferentes platormas que ofrecen la selección de candidatos, el servicio de Talently tiene una tarifa muy competitiva en el mercado e incluye perfiles IT con habilidades técnicas validadas. Si quieres sabr más, ve a Cómo puedes reducir tus costos de contratación tech con Talently Hire
Mejoras en la retención de empleados
La rotación frecuente de personal puede resultar costosa, ya que implica constantes procesos de reclutamiento, capacitación y adaptación de nuevos empleados. Por lo tanto, invertir en estrategias que promuevan la retención a largo plazo es fundamental para reducir estos costos indirectos.
Implementar programas de desarrollo profesional, ofrecer oportunidades de crecimiento dentro de la empresa y fomentar un ambiente de trabajo positivo son estrategias clave para mejorar la retención.
Aquí también se pueden implementar herramientas tecnológicas como plataformas de seguimiento del desempeño y encuestas de satisfacción de los empleados para identificar problemas antes de que conduzcan a la pérdida de talento.
Conoce más tácticas para retener talento en el artículo Capital humano: estrategias y plan de desarrollo de talento
Outsourcing y contratación temporal
Considerar el outsourcing y la contratación temporal puede ser una táctica efectiva para reducir costos. Externalizar funciones no centrales te permitirá centrarte en tus competencias principales.
A diferencia de la contratación de empleados, el outsourcing permite a las empresas escalar operaciones sin asumir los costos asociados a la contratación de nuevos empleados.
Los motivos que llevan a externalizar servicios pueden ser muy variados. Por ejemplo, si tu empresa necesita desarrollar una aplicación móvil pero no cuenta con el equipo interno necesario, optar por el outsourcing de este proyecto a una empresa especializada puede ser una solución más rentable.
Por su parte, la contratación temporal ofrece flexibilidad en la gestión de picos de trabajo sin compromisos a largo plazo. Ambas estrategias pueden reducir costos relacionados con beneficios a largo plazo y la gestión continua del personal, proporcionando una solución más rentable para ciertas funciones y proyectos.
Más sobre Outsourcing TI en Tipos de Outsourcing TI: Modelos, enfoques y cuál elegir
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Una de las ventajas clave que Talently aporta es su extensa base de más de 70,000 talentos. Los candidatos han sido evaluado mediante pruebas técnicas curadas por expertos, lo que significa que las habilidades están verificadas desde el principio. Esta evaluación exhaustiva reduce significativamente la necesidad de pruebas adicionales durante el proceso de selección, optimizando así el tiempo y los costos asociados.
Optimización del proceso de selección y reducción de costos
Talently se presenta como una solución integral que combina inteligencia artificial y la experiencia de un equipo especializado en reclutamiento tech. En lugar de depender de métodos convencionales que puedan resultar costosos y demandar tiempo, Talently agiliza la búsqueda y selección de candidatos, reduciendo los tiempos asociados al sourcing del candidato y al proceso de selección.
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