Lo primero que tienes que saber es que un HRIS es un sistema de información de recursos humanos que ayuda a las empresas a gestionar y automatizar los procesos del área de Recursos Humanos.
Estos Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS) han revolucionado la manera en que las empresas manejan sus procesos de RRHH, ofreciendo herramientas integrales para gestionar desde la contratación hasta el desarrollo profesional de los empleados.
Si eres un profesional de recursos humanos, entender cómo un HRIS puede transformar tu trabajo diario es fundamental, no solo por los beneficios que le aporta a la organización sino para mantenerte actualizado y potenciar el valor de tu trabajo.
En este artículo, te invitamos a descubrir qué es un HRIS, cuáles son sus múltiples funcionalidades y qué ventajas tiene para las empresas.
¿Qué es HRIS en recursos humanos?
HRIS es un acrónimo de Human Resources Information Systems, aunque algunos profesionales discrepan sobre cuál es el significado de la “S”: mientras unos insisten en que significa System, otros dicen que se refiere a Software.
De todas maneras, se refiere a una integración de la tecnología de la información con las actividades y tareas de recursos humanos.
Existen sistemas con múltiples niveles de complejidad. Aún así podemos decir que todo HRIS es un software con funciones que dan soporte a la administración de beneficios, horarios y asistencia, nómina y otros flujos de trabajo, así como el almacenamiento de datos del empleado, como información personal, demográfica y de remuneración.
Evolución de los HRIS
Los primeros sistemas datan de 1980 y, sin dudas, han evolucionado mucho en los últimos años. Actualmente, suelen ofrecer funciones más complejas que hacen que el trabajo de RRHH sea mucho más accesible. Por ejemplo, las soluciones modernas de HRIS permiten automatizar flujos de trabajo, generar informes en tiempo real en función de cambios en las reglas de negocio o integrar feedback.
Además, la evolución continua de estos sistemas los está llevando de sistemas locales e internos hacia plataformas basadas en la nube, lo que proporciona mayor integración, escalabilidad y eficiencia en la gestión del talento y los procesos organizacionales.
¿Por qué un HRIS es importante para RRHH?
Si eres un profesional de RRHH, conoces bien lo arduo de tu tarea: tu trabajo parece interminable, siempre hay algo más que hacer, completar o recordar. Contrariamente a los estereotipos, los departamentos de RRHH hoy en día soportan enormes cargas administrativas en cualquier empresa.
El personal de recursos humanos no solo maneja grandes cantidades de papeleo y registros, sino que también gestiona algunos de los datos más valiosos y sensibles, como la nómina y la información de los candidatos. Estos profesionales deben ocuparse de las nóminas, atender los pedidos de los trabajadores y controlar los niveles de productividad, todo mientras realizan sus tareas cotidianas.
Mantenerse al día con todas las actividades, garantizar la satisfacción de los empleados y asegurarse de que todo funcione es un desafío enorme. Para enfrentarlo, los profesionales de RRHH necesitan métodos eficaces y fiables que les ayuden a organizarse mejor y optimizar sus procesos. La incorporación de un Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS) a la empresa es uno de ellos.
Soluciones modernas para mayor competitividad
Como dijimos antes, estos sistemas no son nuevos, aunque sí lo son las soluciones modernas que permiten automatizar procesos administrativos, mejorar la precisión en la gestión de datos, facilitar el análisis predictivo de tendencias laborales y proporcionar herramientas de autoservicio para empleados.
Además, las versiones más nuevas de HRIS integran inteligencia artificial, aprendizaje automático y el análisis de big data, ofreciendo una eficiencia sin precedentes.
Los sistemas se han vuelto tan relevantes para las empresas que, según un estudio de Finances On line, la industria de la automatización de RRHH está en auge y se estima que el mercado de la tecnología de RRHH alcanzará los 90.000 millones de dólares en 2025.
Sin duda, es esencial que te familiarices con este software y sus funciones fundamentales para mantenerte competitivo y eficiente en tu rol como profesional de RRHH.
5 ventajas de implementar HRIS en empresas
Una buena estrategia para la gestión de RRHH, acompañada de un software de gestión eficaz, puede traer grandes beneficios a una empresa, sea cual sea su tamaño, sector y antigüedad. Veamos cuáles son las 5 ventajas más relevantes de implementar un HRIS en una empresa:
1. Gestiona todo en un solo lugar
La mayor ventaja que un HRIS puede ofrecer a una empresa es la capacidad de gestionar toda su actividad mediante una misma interfaz. Estos sistemas permiten centralizar todos los procesos de recursos humanos, desde la contratación y la gestión del personal hasta la contabilidad.
Al tener toda la información en un solo lugar, los departamentos de RRHH pueden trabajar de manera mucho más eficiente y coherente, reduciendo la duplicación de esfuerzos y mejorando la coordinación entre diferentes áreas.
2. Ahorra tiempo y costos
La automatización de tareas repetitivas y administrativas reduce la carga de trabajo manual, liberando tiempo para que el personal de RRHH se enfoque en actividades estratégicas. Además, la capacidad de generar informes y análisis rápidamente ayuda a identificar áreas de mejora y a optimizar el uso de recursos.
3. Accede rápidamente a los datos relevantes
Con un buen sistema HRIS, consultar información sobre empleados o la empresa se vuelve casi inmediato, sin la necesidad de buscar en documentos físicos o múltiples archivos digitales. La digitalización asegura que la información sea accesible, visual, clara y ordenada. Además, las copias de seguridad automáticas minimizan el riesgo de pérdida de datos, garantizando que siempre se pueda restaurar la última versión disponible.
4. Mejora de la comunicación interna
Uno de los aspectos más destacados del sistema HRIS es la mejora de la comunicación entre el departamento de RRHH, los empleados y la dirección. Una comunicación fluida y eficiente facilita las relaciones profesionales e interpersonales, mejorando el clima laboral y la cohesión del equipo. A través de canales de autoservicio, los empleados pueden acceder fácilmente a información relevante, presentar solicitudes y recibir feedback, lo que fortalece la transparencia y la confianza dentro de la organización.
5. Optimiza los procesos de selección
Un HRIS facilita la identificación de necesidades de la empresa, la publicación de ofertas de empleo, la recopilación y escaneo de CVs, y la planificación y seguimiento de las fases del proceso de selección.
Algunos de estos sistemas simplifican la incorporación y formación de nuevos empleados, asegurando una integración más rápida y efectiva. La automatización de estos procesos no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también mejora la calidad de las contrataciones al permitir un análisis más exhaustivo de los candidatos.
Características y funcionalidades de los HRIS
Ahora bien, ¿cúales son las característicias destacadas de los HRIS? ¿Qué podemos hacer con estos sistemas?
Un sistema HRIS típico incluirá funciones básicas que faciliten la selección y la adquisición de talentos, la compensación, la gestión organizativa y la gestión de las ausencias (como vacaciones, bajas por enfermedad y tiempo libre personal).
Sin embargo, los HRIS han evolucionado mucho y actualmente brindan soluciones para problemas mucho más complejos, además de integraciones con IA, almacenamiento en la nube y big data. Incluso, algunos permiten agregar funciones adicionales para satisfacer las necesidades especiales de una organización
Veamos algunas de las funcionalidades destacadas.
Gestión de nóminas
Aunque algunas empresas utilizan plataformas diferentes para gestionar las nóminas, un HRIS puede encargarse de este proceso en cada uno de sus pasos. Esto incluye la automatización del proceso de pago, el cálculo de impuestos, el cumplimiento de la ley, recordatorios automáticos y opciones de autoservicio para empleados.
Al integrar el HRIS con el sistema de gestión y módulo de contabilidad existente, se reducen las probabilidades de errores financieros y legales, y se asegura que los empleados reciban sus salarios a tiempo y obtengan las actualizaciones necesarias.
Centralización de bases de datos
Los profesionales de RRHH pueden acceder a sus archivos, hojas de cálculo y análisis con un solo clic, agilizando la toma de decisiones y evitando registros duplicados y la pérdida de tiempo en la sincronización manual. Además, al almacenar datos confidenciales en la nube, se protegen las empresas de posibles fallos, filtraciones y pérdidas.
Autoservicio del empleado
Los sistemas HRIS aceleran los procesos permitiendo a los trabajadores acceder y editar sus datos personales, sus prestaciones, pedidos de licencias o vacaciones, etc. directamente desde la plataforma.
Esta opción de autoservicio reduce la carga de trabajo del personal de RRHH, ya que elimina la necesidad de actualizar manualmente la información de los empleados. Además, capacita a los empleados al darles más control sobre sus datos, fomentando su compromiso y facilitando la gestión eficiente de solicitudes y reportes.
Performance & feedback
Promover el desarrollo del talento es esencial para cualquier empresa y para la satisfacción de sus empleados. Los HRIS permiten hacer un seguimiento de las competencias, la performance y la experiencia de las personas, gestionar el rendimiento y construir planes de carrera alineados con los objetivos individuales y corporativos.
A largo plazo, estas herramientas permiten reducir la rotación de empleados, mejorar la productividad y cultivar un entorno de trabajo positivo, lo que también favorece la reputación de la empresa y la atracción de talento.
Recompensas y compensaciones
La gestión de recompensas (salarios, bonificaciones, incentivos, beneficios u otros tipos de reconocimiento financiero y no financiero) es fundamental para mantener la motivación y el compromiso de los empleados, así como para atraer y retener talento.
Los HRIS reemplazan los enfoques tradicionales basados en hojas de cálculo por notificaciones automatizadas, lo que permite completar las tareas con mayor rapidez y eficiencia. La gestión de recompensas y compensaciones se vuelve más transparente y efectiva.
Proceso de selección
Los HRIS también incluyen soluciones avanzadas para la adquisición de talento, lo que facilita el ciclo de contratación desde la recopilación de candidaturas hasta la incorporación de nuevos empleados.
Un buen sistema de selección de personal aumenta la visibilidad, atrae talento y simplifica el proceso de contratación, permitiendo una gestión más eficiente y efectiva.
Seguimiento de vacaciones y ausencias
Otra tarea que un HRIS ayuda a simplificar es la gestión de registros de asistencia, vacaciones, licencias, horarios y hojas de horas. Estos sistemas ofrecen funciones integrales para el seguimiento y la gestión de estos temas.
Al automatizar los procesos, no solo se eliminan problemas relacionados con la gestión inadecuada sino que se ahorra tiempo, liberando al personal de RRHH para que se ocupe de otras tareas.
Integración de HRIS con ATS y CRM
Uno de los puntos en los que han evolucionado mucho los HRIS es en la integración con otras aplicaciones, como los sistemas ATS (Sistema de Seguimiento de Candidatos) o CRM (Sistema de Gestión de Relaciones con los Clientes). De esta manera, se pueden mover datos entre las plataformas y sincronizar toda la información y actividad.
Esta integración facilita la transición de candidatos a empleados y mejora la comunicación entre RRHH y otros departamentos. Además, la automatización de procesos y la reducción de tareas administrativas liberan tiempo para que los empleados se enfoquen en actividades estratégicas..
Usuarios: ¿quiénes utilizan un sistema de información de recursos humanos?
Si bien está claro que los principales usuarios de los HRIS son los profesionales de RRHH, incluyendo reclutadores, gerentes de talento y personal administrativo, estos sistemas también son utilizados por los empleados, quienes pueden acceder a sus datos personales y realizar diversas gestiones a través de las opciones de autoservicio.
Además, los líderes de áreas o gerentes de otros departamentos también pueden beneficiarse de un sistema de información de recursos humanos al obtener informes y análisis precisos para la toma de decisiones estratégicas.
Por eso, invertir en un HRIS es una decisión que puede mejorar la eficiencia y efectividad de la gestión de recursos humanos en todos los niveles de la organización.
HRIS, HRMS y HCM: ¿cuáles son las diferencias?
Los términos sistema de información de recursos humanos (HRIS), sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) y gestión del capital humano (HCM) se usan frecuentemente como sinónimos, aunque existen diferencias sutiles entre ellos.
HRIS
Ya recorrimos en este artículo qué es un HRIS. A la hora de diferenciarlo de los otros, podemos decir que es un sistema centrado en automatizar y optimizar tareas administrativas básicas. A medida que las funciones de RR.HH. se volvieron más complejas, los HRIS incorporaron capacidades adicionales, como la adquisición y gestión de talentos. Es entonces que se empezó a hablar del término gestión de RRHH y no solo de información de RRHH.
HRMS
Entonces, un HRMS es una solución de software más amplia que contiene un HRIS y añade funcionalidades cualitativas y complejas. Un HRMS no solo maneja procesos administrativos básicos, sino que también incluye la gestión del talento, permitiendo el análisis y la mejora de la productividad y la planificación. Los HRMS permiten a las empresas automatizar tareas más sofisticadas y proporcionan una visión integral de la fuerza laboral, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
HCM
Por su parte, un HCM (gestión del capital humano), es un término aún más amplio que engloba todas las prácticas, políticas, procesos y software utilizados para gestionar el personal de una organización desde la contratación hasta la jubilación.
Los sistemas HCM incluyen todas las funcionalidades de los HRIS y HRMS, pero también abordan aspectos avanzados como la gestión del rendimiento, la planificación de sucesiones y compensaciones, y la planificación estratégica del personal.
La HCM pone al empleado en el centro, creando un modelo que se enfoca en la experiencia del empleado desde su contratación hasta su retiro, asegurando una gestión integral y estratégica del capital humano.
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