5 funciones que no pueden faltar en un buen Sistema de Recursos Humanos

¿Estás buscando tu próximo sistema de recursos humanos? Sabemos que en el mercado hay una gran oferta de softwares de HRIS que se adaptan a necesidades diversas de las empresas. Con gran variedad de funcionalidades y costos asociados, elegir el sistema de HR adecuado puede ser estresante.

Te damos un adelanto para ayudarte con la decisión: un buen software de HRIS puede personalizarse y adaptarse a tus requerimientos específicos. Ahora bien, hay cinco funciones clave que no pueden faltar en un buen HRIS, más allá de su capacidad de adaptabilidad. Si te sientes sobrepasado de información y te cuesta decidir cuál elegir, quédate en este artículo donde te contamos cuáles son esas funciones esenciales.

¿Qué es un sistema de recursos humanos y para qué sirve?

Antes de avanzar, repasemos qué es un HRIS (Human Resources Information Systems) o sistema de recursos humanos. Se trata de un software que integra diversas funciones y herramientas para la administración de datos y gestiones relacionadas con los recursos humanos.

Por ejemplo, un HRIS permite administrar beneficios, horarios, vacaciones, nómina, sucesiones, planes de desarrollo de carrera, capacitaciones, evaluaciones y feedback así como almacenar datos del empleado y documentación, entre otros.

Estos sistemas facilitan la automatización de procesos, reducen la carga de las tareas repetitivas y mejoran el manejo de información haciéndola más segura y accesible.

Existen HRIS con múltiples niveles de complejidad y deberás buscar cuál se adapta mejor a las necesidades de tu empresa y al presupuesto que dispones. Sin embargo, hay 5 funciones esenciales que no pueden faltar en un buen sistema de recursos humanos. Veamos cuáles son:

Gestión integral de la plantilla

Un buen HRIS permite centralizar todos los procesos de gestión de la plantilla o nómina en un solo lugar. Esta función debería permitirte:

• Automatizar el proceso de pago de salarios, deducciones y bonificaciones.
• Administrar beneficios como seguros de salud, beneficios, coberturas, etc.
• Garantizar el cumplimiento con las normativas fiscales y laborales de distintas regiones.
• Facilitar la generación de reportes y registros históricos por empleado.
• Actualizar fácilmente el organigrama de la empresa (para que cada persona pueda consultar la jerarquía dentro de la organización y a quién remitirse).
• Facilitar la generación, clasificación, almacenamiento y recuperación de documentación.

Al momento de elegir qué HRIS vas adoptar, evalúa también que tenga la opción de configurar diferentes permisos de seguridad según los roles, la posibilidad de trazar flujos de trabajo y de automatizar de procesos.

La gestión integral de la plantilla en un solo lugar te ayudará a trabajar de manera más eficiente y coherente, evitando la pérdida de tiempo que puede significar usar múltiples herramientas desintegradas.

Control de horarios, vacaciones y ausencias

El control horario y de las ausencias es una de las necesidades más sentidas en las empresas que están virando hacia la modalidad de trabajo remoto.

La dificultad de registrar el cumplimiento del horario previsto en el trabajo remoto puede resolverse con un buen HRIS que integre un control de horario, una herramienta que provee  información muy precisa y detallada.

Además, un sistema de recursos humanos básico también debe incluir la posibilidad de registrar las vacaciones y las ausencias, para evitar que estas alteren el normal funcionamiento de la organización. 

Muchos sistemas incluyen un portal del empleado a través del cual los trabajadores autogestionan sus pedidos de vacaciones y ausencias y reciben confirmación  a través de notificaciones. 

De esta manera, se aliviana la carga de trabajo administrativo al área de RRHH y se potencia la transparencia del proceso, quedando registro tanto de los pedidos como de las respuestas.

Gestión de desarrollo de talento y retención

Promover el desarrollo de talento interno es una de las estrategias más inteligentes en la gestión de recursos humanos. Esto incluye una serie de prácticas y estrategias diseñadas para mejorar las habilidades de los empleados, aumentar su compromiso y satisfacción y minimizar la rotación de personal. 

Además, si trabajas en recursos humanos seguro ya sabes que las altas tasas de rotación de empleados son un dolor de cabeza. Por eso, mejorar la retención y promover los ascensos internos a partir de un plan de desarrollo de talento es una muy buena estrategia que trae beneficios para todos los miembros de la organización.

Un buen sistema de recursos humanos debe darte soporte en este aspecto. Puedes buscar softwares que te permitan:

• Identificar las necesidades formativas y habilidades específicas de cada área.
• Gestionar planes de carrera y de sucesión.
• Generar evaluaciones y hacer seguimiento de objetivos clave y resultados (OKRs) de la aplicación del plan de desarrollo de talento.
• Enviar mensajes personalizados, certificados o insignias a los empleados cuando alcancen sus objetivos de formación.
• Realizar encuestas de satisfacción sobre la implementación del plan de desarrollo.

A su vez, algunas plataformas más complejas incluyen la posibilidad de gestionar cursos online o de acceder a recursos formativos de manera flexible y personalizada.

Evaluación de desempeño y feedback

La evaluación del desempeño es la herramienta que permite al departamento de Recursos Humanos medir el talento y el rendimiento de la plantilla. Seleccionar el software de evaluación del desempeño más adecuado y eficaz te ayudará a identificar errores y necesidades en la gestión del capital humano.

Medir el rendimiento laboral es siempre una tarea complicada y controvertida, en especial por los riesgos de incorporar sesgos inconscientes y por las dificultades para establecer criterios objetivos. Un buen sistema de recursos humanos puede ayudarte con este punto incluyendo:

• Herramientas para realizar evaluaciones periódicas y personalizadas.
• Sistemas para dar feedback constructivo continuo y en tiempo real.
• Módulos para el establecimiento y seguimiento de objetivos (OKRs) con visibilidad para todos los empleados.
• Informes detallados que identifiquen áreas de mejora y desarrollo específicas.

Estas herramientas pueden ayudarte a alinear los objetivos individuales con los corporativos, fomentando un ambiente de transparencia de los datos y de mejora continua.

Herramientas integradas para reclutamiento y selección de personal

Este último punto es, quizás, el más conocido en el mundo de los reclutadores y profesionales de RRHH. No hay dudas de que un buen sistema de recursos humanos (HRIS) debe facilitar y optimizar el proceso de reclutamiento y selección para contratar a los mejores talentos evitando sesgos. 

Son muchas las funciones y herramientas que puede incluir un HRIS en relación a esta necesidad. Veamos algunas de ellas para tenerlas en cuenta según tus requerimientos:

• Herramientas de publicación de ofertas de trabajo en múltiples plataformas y sitios web de empleo.
• ATS (Applicant Tracking System) integrados o bien, que el HRIS elegido admita la integración con el ATS que ya usas. Esto te ayudará a gestionar todo el proceso de selección, desde la recepción de currículums hasta la contratación.
• Herramientas de automatización del proceso de selección como la programación de entrevistas, el envío de correos, la integración de pruebas y evaluaciones en línea para medir competencias, etc.
• Base de datos de talentos para gestionar información sobre potenciales candidatos para futuras vacantes. Este punto te permitirá recuperar los perfiles de candidatos anteriores que se ajusten a nuevas oportunidades de empleo.
• Generación de informes sobre el proceso de reclutamiento y selección que proporcionan métricas clave como el tiempo de contratación, la tasa de aceptación de ofertas o el cálculo del ROI de la contratación.

Ahora que conoces cuáles son las 5 funciones claves que no pueden faltar en un buen sistema de recursos humanos, puedes explorar las comparativas que hay disponibles en diferentes sitios. Aquí te compartimos una comparativa de HRIS 2024 realizada por Forbes.

Talently: el complemento perfecto para tu HRIS software

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