7 ventajas de usar un ATS en el proceso de reclutamiento de personal

7 ventajas de usar un ATS en el proceso de reclutamiento de personal
Por Mario Hurtado
19/07/2024
8 min de lectura
Por Mario Hurtado
19/07/2024
8 min de lectura

Muchos reclutadores saben qué es un ATS (Applicant Tracking System) y cómo se relaciona con el reclutamiento y la selección de personal, pero siguen sin utilizarlo. ¿Eres uno de ellos? ¿Aún sigues ejecutando procesos de reclutamiento de personal con métodos manuales?

Si estás en ese team, seguramente atraviesas con frecuencia alguna de estas situaciones:

  • Los currículums de candidatos se te acumulan en la bandeja de entrada.
  • Recibes cientos de mensajes provenientes de diferentes portales de empleo y de redes sociales y ya no sabes a qué vacante corresponden.
  • Pierdes noción del avance de cada proceso de selección.
  • La información está tan desordenada que extravías datos esenciales para la toma de decisión.
  • Pierdes un tiempo valiosísimo mirando currículums.
  • Olvidas dar feedback a algunos candidatos.

Aunque esto pueda parecer natural, no tiene por qué ser así. Digitalizar el proceso de reclutamiento y selección de personal con un ATS puede ser la solución a tus puntos de dolor. ¿Y sabes qué? Su implementación no es tan compleja como parece. En este artículo, seleccionamos las 7 ventajas más importantes que un ATS traerá a tu vida laboral. 

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Ventaja #1: Aumenta la eficiencia del proceso

El beneficio más importante del ATS es su capacidad para aumentar la eficiencia del proceso de reclutamiento de personal. Digamos que este es el resultado final del uso de todas sus funcionalidades. Aquí te mostramos algunas de las características de un ATS que impactan directamente en la eficiencia del reclutamiento.

Optimiza el filtrado de CV

El uso más destacado de un ATS es, sin dudas, el filtrado de currículums. En lugar de pasarte horas leyendo CVs, este sistema te permite ahorrar mucho tiempo al escanear automáticamente cada documento y determinar cuáles cumplen con los requisitos del puesto. 

Es importante destacar que los ATS no descartan candidatos de manera arbitraria, como dicen los detractores de estos sistemas. Como reclutador, te encargarás primero de crear la descripción del puesto, definir los requerimientos y establecer los filtros que aplicará la herramienta. De esta manera, ningún candidato valioso debería perderse en el proceso, sino todo lo contrario.

Centraliza el proceso en un solo lugar

Otra funcionalidad de un ATS que impacta en la eficiencia es la centralización de la gestión del proceso de reclutamiento. Toda la información y las tareas relacionadas con la contratación se administran en una única plataforma. Esto te ayudará a evitar pérdidas de datos o documentación y a disminuir el tiempo que gastas buscando información en diferentes plataformas.

Automatiza tareas

Son muchas las tareas repetitivas y administrativas que se involucran en cualquier proceso de contratación. Eliminar esta rutina es una de las razones principales por las que muchos equipos de recursos humanos deciden invertir en un software de reclutamiento. Como vimos, el filtrado de currículums es una de estas tareas, pero también hay otras, como la comunicación con los candidatos y la gestión administrativa.

Un ATS puede permitir el envío automático de mensajes para diversas acciones, mantener informados a los candidatos en cada etapa del proceso, organizar entrevistas o recopilar documentación gracias a las funcionalidades integradas en el software.

Estas automatizaciones mejoran las eficiencia del proceso y te liberan de cargas de trabajo pesadas, permitiéndote concentrarte en tareas de mayor valor estratégico.

Ventaja #2: Reduce los costos

Por supuesto que, si tenemos un ATS que mejora la eficiencia del proceso de reclutamiento en su totalidad, también traerá aparejada una reducción de costes. 

¿Qué es lo que todos los reclutadores quieren? Contratar personal con menos costos sin afectar la calidad de la contratación. 

Esto puede atacarse desde dos puntos de vista con un ATS:

  1. Si dependes de agencias externas para contratar, puedes reducir esta tercertización y destinar la inversión a un ATS que automatice procesos.
  2. Al optimizar los procesos con un software, se reducen los esfuerzos de contratación y tu equipo deberá dedicar menos horas a esta tarea, por lo que el tiempo de trabajo invertido en tareas rutinarias será menor. 

Según un informe de Oracle, el 86 % de los reclutadores informaron que el uso de un ATS les permitió contratar más rápido. Y ya lo sabemos: más rápido, más económico.

Ventaja #3: Mejora la atracción de candidatos cualificados

Esto lo sabes de sobra: gran parte de la tarea de reclutar personal consiste en atraer candidatos. Ya sea mediante la publicación de una oferta de trabajo en el sitio web de la compañía, en redes sociales o en portales de empleo, el proceso siempre comienza atrayendo a las personas indicadas para esa vacante disponible.

Esta etapa, también llamada sourcing del candidato, es una de las más engorrosas. Muchos reclutadores como tú la identifican como “el cuello de botella” del proceso y el que más tiempo les consume.

Un ATS puede automatizar la atracción de talento. Los mejores sistemas de seguimiento de candidatos pueden trabajar con varias fuentes al mismo tiempo y de forma automática. Por ejemplo, algunos permiten crear tu oferta de empleo y publicarla en una página de empresa creada por la misma herramienta. 

Al mismo tiempo, esa misma oferta se publica en portales como Indeed o LinkedIn. Así, puedes gestionar varias fuentes de reclutamiento en un mismo paso y de forma automática.

Al integrar el multiposting en tu estrategia de reclutamiento, puedes ahorrar tiempo y hacer que tus anuncios lleguen a un espectro más amplio de potenciales candidatos.

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Ventaja #4: Mejora la experiencia de los candidatos

Nadie quiere que hablen mal de su empresa, ¿no? 

La experiencia de los usuarios se volvió central para el éxito de las empresas: no solo se aplica a productos digitales, sino que se extiende a todas las interacciones que un cliente tiene con una empresa. 

Esto también se volvió válido para los procesos de selección: se trata de que el proceso de reclutamiento deje un buen sabor de boca entre los participantes y que, aunque no consigan el puesto, tengan una experiencia y una relación positiva con la empresa.

Cuando los candidatos hablan bien de la organización entre sus amistades y redes, amplifican la marca y mejoran su imagen de manera indirecta. Además, se consigue una fidelización valiosa. Quizás una persona no sea idónea para un perfil, pero para otro puesto sí puede serlo. De esta forma, puedes retener el talento para futuros procesos.

¿Cómo un ATS puede ayudarte a lograr mejores experiencias? Manteniendo las cosas sencillas y evitando complicaciones a los solicitantes.

El talento calificado no quiere perder tiempo llenando miles de formularios y sí quiere mantenerse actualizado del avance de su proceso. 

Un buen ATS automatiza muchos procesos que mejoran la experiencia: ofrece aplicaciones en línea de relleno automático, programa entrevistas o envía notificaciones automáticas para cada etapa del proceso. Además, al organizar y hacer más eficiente todo el proceso, evitarás la pérdida de datos y documentación, y te asegurarás de no olvidar contactar a ningún candidato.

Ventaja #5: Ordena la comunicación durante el proceso

¿Alguna vez te olvidaste de dar feedback a algún candidato? ¿Te escribieron reclamando información? Realmente, la comunicación con los candidatos es uno de los puntos más débiles en los procesos de reclutamiento y selección de personal, lo que trae una mala experiencia para ellos. 

Un ATS puede ayudarte a dedicar menos tiempo al envío de correos electrónicos y asegurarte de que los candidatos reciban un trato personalizado. Como decíamos en el punto anterior, un ATS permite enviar notificaciones automáticas a los candidatos, de manera que obtengan respuesta de forma inmediata y puedan estar al tanto de su estado dentro del proceso. 

Algunas funciones que incorporan los ATS en relación a la comunicación son:

Comunicaciones centralizadas

¡Olvidate de las mil casillas de correos y mensajes privados! La posibilidad de comunicarse con los candidatos directamente desde el ATS se traduce en una única bandeja de correos. A esto se le puede sumar la funcionalidad de envíos masivos de emails y acceso a estas comunicaciones para todo el equipo de contratación. Además, algunos softwares de reclutamiento y selección moderno ofrecen diversas plantillas para personalizar cada mensaje.

Programación de entrevistas

Los ATS permiten gestionar la agenda de todos los miembros del equipo de contratación y hacerla coincidir con la disponibilidad de los candidatos. Al sincronizar los calendarios, tendrás la opción de enviar mensajes al candidato a, con una selección de horarios para su entrevista. Una vez seleccionada la fecha y hora, la respuesta quedará registrada en el cronograma del equipo de contratación.

Ventaja #6: Reduce los sesgos y potencia la diversidad

Los sesgos son prejuicios o preferencias inconscientes que pueden influir en la evaluación y selección de candidatos. Si estás pensando en que tienes una mente abierta, dejanos decirte algo: nadie está exento de cometer estas prácticas ya que la hacemos sin darnos cuenta.

Existen sesgos por afinidad, por confirmación de presupuestos, por estereotipos, por género, etc. Esto impacta negativamente en el proceso de selección, atentando contra la promoción de la diversidad y contra la búsqueda del mejor candidato.

Potenciar la diversidad en tu equipo implica tomar acciones concretas desde el inicio del proceso y un ATS puede ayudarte a lograrlo. 

Muchos ATS facilitan el reclutamiento ciego, donde se eliminan detalles personales de los currículums para reducir prejuicios inconscientes. Esto es fundamental para garantizar que los candidatos sean evaluados únicamente por sus habilidades y experiencia. Aunque siempre existe el riesgo de crear un equipo homogéneo, los sistemas de seguimiento de candidatos ofrecen herramientas para gestionar el talento de manera estratégica y fomentar una mayor diversidad en tu empresa.

Ventaja #7: Proporciona métricas para evaluar los procesos

Sabemos que medir el éxito de tus procesos de reclutamiento es clave para mejorar y seguir creciendo. Aquí es donde un ATS puede marcar una diferencia. Estos sistemas te proporcionan métricas y KPIs específicos que te ayudarán a identificar áreas de mejora en tu proceso de selección.

Desde la creación de la oferta de empleo hasta la selección de los candidatos finales, un ATS te permite seguir cada paso con detalle. Podrás generar informes sobre los resultados de tus convocatorias, analizar datos y tomar decisiones informadas. 

Al tener acceso a información de calidad y herramientas de análisis avanzadas, podrás mejorar continuamente tus estrategias de reclutamiento y asegurar que estás atrayendo y seleccionando a los mejores talentos para tu empresa.

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FAQS

¿Qué es un ATS?

Un ATS (Applicant Tracking System) es un software diseñado para gestionar el proceso de reclutamiento y selección de personal. Ayuda a las empresas a organizar, filtrar y seguir a los candidatos a lo largo de todas las etapas del proceso de contratación, desde la recepción de currículums hasta la contratación final.

¿Cómo funciona un ATS en reclutamiento y selección de personal?

Un ATS funciona automatizando y centralizando muchas de las tareas asociadas con el reclutamiento. Al recibir aplicaciones, el sistema las almacena y clasifica automáticamente según los criterios establecidos por el equipo de recursos humanos. Luego, facilita el cribado de currículums, organiza entrevistas, envía notificaciones automáticas a los candidatos y permite el seguimiento del progreso de cada postulante en un único lugar.

¿Para qué sirve un ATS en reclutamiento y selección de personal?

Un ATS sirve para hacer el proceso de reclutamiento más eficiente y efectivo. Permite ahorrar tiempo al automatizar tareas repetitivas, reduce los costos asociados con la contratación, mejora la experiencia del candidato al mantenerlo informado y organizado, y ayuda a eliminar sesgos en el proceso de selección. Además, proporciona métricas y análisis de datos que permiten a los equipos de RR.HH. mejorar continuamente sus estrategias de reclutamiento.