Sistemas de recursos humanos: ¿Qué alternativas gratuitas existen en 2024?

¡Hey, tú! Encargado de RRHH, reclutador o manager de People con presupuesto ajustado: si necesitas incorporar un sistema de recursos humanos a tu trabajo, venimos a decirte que puedes estar tranquilo. ¡Existen alternativas gratuitas a los HRIS! Y vamos a contártelas en este artículo.

Seguramente, ya conozcas las ventajas de contar con un buen sistema de recursos humanos para la gestión de tu área. Realmente, estos software nos hacen la vida laboral más simple: facilitan la automatización de procesos, reducen la carga de las tareas repetitivas y mejoran el manejo de información haciéndola más segura y accesible.

Sin embargo, estos HRIS pueden resultar algo costosos para empresas pequeñas, emergentes u organizaciones que solo necesitan usar funciones básicas y tienen bajo presupuesto. 

Por eso, seleccionamos para este artículo algunas de las alternativas gratuitas que pueden ayudarte a gestionar de manera eficiente tus procesos de RRHH. Además, te contamos cómo usamos Notion y G-Suite en el área de People de Talently y te damos acceso a nuestra plantilla de Notion “Gestor de RRHH”: ¡Descárgala gratis y adáptala a tus necesidades!

OrangeHRM: Sistema de Recursos Humanos de código abierto

OrangeHRM es un sistema de gestión de recursos humanos de código abierto, disponible tanto en la nube como en forma local. Es una de las opciones más populares y utilizadas por los mánagers de People y RRHH. 

Este software incluye las herramientas básicas de HRIS, especialmente de comunicación, capacitación y de gestión del desempeño de los empleados.

El paquete completo es pago, aunque cuenta con una opción gratuita que sus usuarios destacan como “sorprendetemente generosa”. Tiene funciones de publicación de ofertas de empleo y un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). 

Además, el plan gratuito incluye herramientas de gestión del rendimiento, algo que no se suele ver en software gratuito.

Ventajas:

1. Open Source: Al ser de código abierto, OrangeHRM te permite personalizar el sistema según las necesidades específicas de tu empresa. 
2. Variedad de funciones: Su versión gratuita incluye la gestión de personal, seguimiento de tiempo y asistencia, administración de permisos, publicación de ofertas, gestión de desempeño, etc.
3. Capacitación: Las funciones de capacitación incluyen seguimiento del progreso y evaluaciones.
4. Comunidad activa: Al ser una herramienta de código abierto, cuenta con una comunidad activa que aporta mejoras y soporte continuo.

Desventajas:

1. Difícil configuración: La personalización inicial puede ser compleja y requerir conocimientos técnicos.
2. Enfoque en RH: Está diseñada principalmente para el departamento de RRHH, no para los empleados.
3. Integraciones limitadas: La versión gratuita tiene muy pocas integraciones disponibles.
4. Sin herramientas de nómina: No incluye herramientas de nómina integradas, lo que requiere integraciones adicionales.

Monday.com: Plataforma de gestión de proyectos

Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece funciones avanzadas de automatización para ayudar a las empresas a crear flujos de trabajo personalizados y gestionar mejor tanto proyectos como empleados. 

Aunque no es un software de RRHH tradicional y carece de algunas funciones esenciales, como el procesamiento de nómina, sigue siendo una herramienta útil para los equipos de RRHH.

Este software ofrece herramientas que puedes usar para el seguimiento y la gestión de la contratación, la incorporación de nuevos empleados y la implementación de procesos automatizados para maximizar la eficiencia.

Monday.com ofrece diferentes planes según la cantidad de usuarios y las funciones del sistema, con la posibilidad de hacer una prueba gratuita. Además, cuenta con un plan gratuito sin fecha de vencimiento.

Ventajas:

1. Integraciones: Monday.com se integra con numerosas aplicaciones y herramientas que ya puedes estar utilizando, lo que facilita la sincronización de datos y procesos.
2. Personalización: Ofrece una amplia gama de plantillas de automatización y flujo de trabajo altamente personalizables.
3. Gestión de Proyectos: Proporciona una funcionalidad de gestión de tareas y proyectos superior a la mayoría de las soluciones de software de RRHH.
4. Transparencia: Tiene pruebas gratuitas, una opción de plan gratuito y múltiples estructuras de precios transparentes.

Desventajas:

1. Sin herramientas de nómina: No ofrece procesamiento de nómina ni administración de beneficios.
2. Atención al cliente deficiente: Los tiempos de respuesta de atención al cliente pueden ser lentos y no hay un número público al que llamar.
3. Limitaciones según el plan: Las funciones, la automatización y las integraciones están limitadas según el plan que elijas.

Notion: Organizador de tareas multiplataforma

Notion es muchas cosas: podemos definirlo como un organizador de tareas multiplataforma —disponible para móviles, tablets y pc — que permite gestionar la planificación de la vida laboral y personal. 

Sin embargo, abre muchas más posibilidades que solo organizar tasks. Notion permite crear listas, notas, hojas de gastos, bases de datos, tablas, usar filtros de navegación para encontrarlo todo rápidamente, hacer seguimiento de proyectos y hasta crear sitios web. Algunos prefieren definirla como una herramienta de productividad.

Uno de sus puntos fuertes es que es gratuita, aunque existe una modalidad de pago para acceder a las funciones más avanzadas y que es altamente versátil, minimalista e intuitiva.

Ventajas

• Personalización: Permite crear y personalizar plantillas según necesidades específicas haciendolo muy versátil.
• Colaboración en tiempo real: Mejora la eficiencia y la comunicación dentro del departamento de RRHH.
• Gratuito: La versión gratuita es suficiente para pequeñas empresas o startups.
• Diseño atractivo: Su diseño minimalista y funcional facilita su uso para todos los equipos sin necesidad de ser especialistas.
• Transparencia: La información es fácilmente accesible para todos los integrantes de la empresa.

Desventajas

• No es un software de recursos humanos: Por esta razón, carece de algunas funciones específicas para RRHH.
• Opciones de diseño limitadas: Las opciones para personalizar el diseño de documentos son reducidas.
• Seguridad: Es necesario tener cuidado al compartir documentos en público para no exponer información sensible.
• Limitaciones en la versión gratuita: Solo permite subir archivos pequeños (hasta 5 MB).

¿Cómo usar Notion para recursos humanos?

Si bien Notion no es un HRIS ni una herramienta de gestión de recursos humanos tradicional, sus amplias funcionalidades pueden ayudarte a gestionar procesos de RRHH de forma eficiente y gratuita. Veamos algunos ejemplos:

Crear bases de datos

Puedes almacenar información clave como datos de empleados, historiales de contratación, evaluaciones de desempeño usando la herramienta bases de datos. También puedes usar tableros Kanban para visualizar y gestionar procesos de forma colaborativa, como el proceso de reclutamiento, de selección o las instancias de capacitación.

Gestionar onboarding

Notion tiene plantillas para todo. Puedes crear un Onboarding en base a una plantilla y agregar listas de verificación para guiar el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Automatizar flujos de trabajo

Diseña flujos de trabajo automatizados para gestionar procesos de aprobación interna, como solicitudes de vacaciones o cambios en políticas de RRHH. También puedes agregar notificaciones para cada etapa del flujo.

Generar recordatorios

Configura recordatorios automáticos para fechas importantes como evaluaciones de desempeño, renovaciones de contratos, cumpleaños de empleados, etc.

Almacenar documentos importantes

Almacena manuales de empleados, políticas de la empresa, listados de beneficios, formularios y otros documentos importantes para tener un acceso fácil y posibilitar su actualización de modo colaborativo.

Promover la comunicación y la colaboración

Crea espacios colaborativos dentro de Notion para que tu equipo de RRHH pueda compartir información, discutir ideas y colaborar en proyectos de manera efectiva.

Ahora que conoces las posibilidades que tiene Notion como gestor de recursos humanos, queremos contarte cómo lo hacemos nosotros. 

Gestiona tus procesos de RRHH con nuestra plantilla gratuita de Notion

En Talently, nos enfrentamos en varias oportunidades a las limitaciones de los HRIS disponibles: ninguno se ajustaba completamente a nuestras necesidades en términos de flexibilidad, funcionalidades disponibles y cultura interna. 

Probamos diferentes sistemas de recursos humanos y, muchos de ellos, terminaban siendo usados solo por las managers de People y no por todos los colaboradores, por lo que la relación costo-beneficio no nos resultaba favorable.

Comenzamos a desarrollar una plantilla en Notion para uso interno y, al avanzar con el proyecto, nos dimos cuenta de que era una herramienta muy versátil y potente. Notion nos brindó la flexibilidad necesaria para diseñar una herramienta adaptada a nuestras necesidades y totalmente gratuita.

Ahora, decidimos compartirla. La plantilla incluye:

• Gestión de ausencias y vacaciones
• Base de datos de empleados o colaboradores 
• Plantilla de onboarding
• Almacenamiento de documentación

Esta plantilla te permitirá gestionar de manera eficiente y sin costo todos los procesos relacionados con los recursos humanos en tu empresa. ¡Descárgala y personalízala según tus necesidades!

¿Cómo usar nuestra plantilla gratuita de Notion?

Talently, la solución para mejorar el sourcing de candidatos

Uno de los aspectos más agotadores del proceso de reclutamiento es el sourcing de candidatos. En Talently, nos enfocamos en resolver este problema utilizando inteligencia artificial para conectar talento y empresas. Contamos con talento pre-validado, lo que facilita y agiliza el proceso de selección, permitiéndote centrarte en la toma de decisiones estratégicas en lugar de en la búsqueda de candidatos.

Si bien hemos explorado diversas herramientas gratuitas para la gestión de recursos humanos y cómo aprovechar al máximo plataformas como Notion para optimizar tus procesos, hay un punto fundamental que sigue sin resolverse con estas opciones: el sourcing de candidatos.

Se trata de uno de los aspectos más agotadores del proceso de reclutamiento y que, difícilmente, pueda ser resuelto con un HRIS, aún con los planes de pago. 

En Talently, nos enfocamos en resolver este problema creando una plataforma que utiliza inteligencia artificial para conectar talento IT y empresas. Pero no es cualquier talento: los candidatos registrados en la plataforma tienen habilidades técnicas pre-validadas a través de test, lo que facilita y agiliza el proceso de selección.

¡Regístrate gratis en Talently Hire! Descubre cómo conectar rápidamente con talento validado y destina tu tiempo sólo a la toma de decisiones estratégicas del proceso de selección.